Komunikasi Bisnis ternyata Penting, Ini Dia Manfaatnya!

Komunikasi Bisnis ternyata Penting, Ini Dia Manfaatnya! - Komunikasi bisnis yang jelas dan efektif sangat penting bagi karyawan, manajer maupun pimpinan untuk melakukan pekerjaan dan memenuhi tanggung jawab. Tanpa proses dan alat yang tepat, berbagai masalah serius bagi bisnis mulai dari karyawan, pelanggan yang tidak puas bahkan laba yang perlahan menghilang.

Lalu bagaimana komunikasi bisnis dapat membantu Anda?

Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi antara orang di dalam dan di luar bisnis. Komunikasi bisnis yang efektif adalah cara karyawan dan manajemen berinteraksi untuk mencapai tujuan bisnis. Tujuannya adlaah untuk meningkatkan praktik bisnis dan mengurangi kesalahan.

Komunikasi bisnis termasuk ke dalam kategori ilmu terapan. Pentingnya komunikasi juga terletak pada penyajian opsi atau ide bisnis baru, perencanaan dan proporsal, membuat keputusan, pencapaian kesepakatan, pengiriman dan pemenuhan pesanan dalam berbisnis hingga kesuksesan penjualan.

Semua aktivitas yang terorganisir dalam suatu perusahaan bergantung pada proses komunikasi bisnis. Ini dapat berupa apa saja mulai dari komunikasi manajerial hingga dengan vendor bisnis Anda.

Menurut Floyd (2006), yaitu komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis dan didalamnya mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis. Sementara Purwanto (2003), mendefinisikan komunikasi bisnis sebagai kegiatan yang meliputi pengiriman dan penerimaan pesan-pesan antar dua orang, kelompok kecil, atau dalam satu lingkungan atau lebih dengan tujuan untuk mempengaruhi perilaku di dalam suatu organisasi.

Unsur Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis akan berjalan dengan baik jika terdapat unsur-unsur sebagai berikut :

• Tujuan komunikasi, dalam melakukan komunikasi tentu saja harus ada tujuan yang disampaikan.
• Pertukaran pikiran.
• Informasi, gagasan, opini, atau instruksi yang merupakan isi pesan.
• Saluran personal atau impersonal.
• Sinyal atau simbol, sebagai alat dan metode yang dapat dipahami dan dimengerti oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
• Pencapaian tujuan, sebagai hasil akhir.

Jenis-Jenis Komunikasi Bisnis

Komunikasi Horizontal

Yang dimaksud dengan komunikasi horizontal adalah cara berkomunikasi yang tujuannya untuk menjalin hubungan baik antara atasan yang setingkat dan diwujudkan biasanya dengan mengadakan pertemuan secara berkala.

Komunikasi Vertikal

Yang dimaksud komunikasi vertikal adalah proses penyampaian informasi dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan.

Contohnya saja setiap pegawai harus memberikan laporan kepada atasan setiap harinya dengan tujuan agar bisa mengoordinasikan semua kegiatan agar SDM perusahaan bekerja optimal dan operasional perusahan berjalan dengan lancar sesuai dengan tujuan.

Dari kondisi seperti itulah komunikasi bisnis sangat penting diterapkan kepada semua pelaku bisnis, baik sebagai atasan maupun bawahan. Selain itu, ada beberapa faktor yang berpengaruh terhadap komunikasi bisnis.

Alasan Mengapa Komunikasi Bisnis Penting untuk Keberhasilan Bisnis Anda

Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Ragan, komunikasi kepemimpinan adalah faktor komunikasi internal teratas yang harus dilakukan oleh bisnis. Tim perlu saling mendukung, melatih dan mengingatkan para pemimpin dalam bisnis untuk berkomunikasi. Hal ini akan sejalan dengan meningkatnya statistik keterlibatan karyawan.

Menghilangkan Komunikasi yang Tidak Diperlukan

Dalam sebuah bisnis, biasanya email digunakan untuk segala sesuatu mulai dari permintaan komunikasi, pemberian feedback karyawan, laporan pekerjaan, penugasan, komunikasi dengan pelanggan dan pemasok, undangan meeting, pembagian dokumen, pemberitahuan dari HRD tentang berbagai kegiatan bisnis dan pemberitahuan ulang tahun.

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Radicati Group, rata-rata perusahaan menghabiskan 25 persen dari hari kerja untuk berkomunikasi melalui email.

Baik dengan pelanggan atau dengan karyawan. Padahal, hanya sebagian kecil dari email yang masuk ke kotak masuk yang langsung orang buka. Orang menyaring email-email penting berdasarkan pengirim atau subjek. Selain itu, banyak email yang orang terima sama sekali tidak relevan bagi orang tersebut. Komunikasi bisnis membuat strategi bisnis agar menghilangkan masalah komunikasi-komunikasi yang tidak penting bagi seperti kelebihan email.

Menghilangkan Silo Komunikasi

Terlalu banyak konten yang tidak relevan sering menghasilkan silo informasi.

Silo komunikasi adalah suatu keadaan ketika sebuah tim atau departemen berbagi tugas umum tapi berdasarkan pada kekuasaan dan status dari kelompok mereka. Mereka cenderung enggan berbagai sumber daya dan ide dari departemen atau bagian lain.

Mereka menyelesaikan permasalahan dengan solusi yang mereka kembangkan sendiri. Padahal, berbagai masalah yang mereka hadapi seringkali saling berkaitan dengan kinerja dan masalah di departemen lain. Komunikasi bisnis internal yang tepat dan penggunaan alat komunikasi yang tepat sangat penting untuk menghilangkan tantangan ini.

Meningkatkan Produktivitas Karyawan

4 dari 5 karyawan percaya bahwa komunikasi yang efektif membantu kinerja pekerjaan mereka.

Dengan informasi yang berlebihan, karyawan sering menghabiskan terlalu banyak informasi dengan mencari konten yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Selain itu, rata-rata karyawan menghabiskan 2,5 jam setiap hari untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Hal ini mengakibatkan banyak jam kerja yang hilang begitu saja untuk menemukan sesuatu yang seharusnya ada di ujung jari karyawan.

Meningkatkan Komunikasi antar Departemen

Tanpa strategi komunikasi yang tepat, sangat sulit untuk menjaga komunikasi antar departemen yang efektif dalam perusahaan. Agar karyawan menjadi lebih produktif, mereka harus dapat berkomunikasi dan berkolaborasi dengan mudah.

Misalnya, research department Anda harus berada di halaman yang sama dengan marketing team Anda, dan business office Anda harus sejalan dengan IT department.

Meningkatkan Komunikasi Bisnis dengan Karyawan Work From Home

Kini work from home sedang menjadi solusi atas pandemi. Mungkin saja ini adalah cara kerja yang akan berkelanjutan walaupun pandemi telah berakhir. Global Mobile Workfoce Forecast Update memperkirakan lebih dari 40% dari penduduk di dunia yang harus bekerja pada tahun 2022 lalu. Apalagi di negara maju seperti AS, angkanya bisa segera mencapai 75%. Kemungkinan pekerja work from home akan lebih besar dibanding sebelumnya.

Ini berarti jenis komunikasi, kepemimpinan, dan pendekatan manajemen baru diperlukan. Koordinasi antar perbedaan zona waktu, berkoordinasi lintas zona waktu, silo informasi, dan mengatasi kendala bahasa dan budaya hanyalah beberapa tantangan komunikasi yang dihadapi tim terpencil. Selain itu, jarak sering mempersulit anggota tim untuk merasa seperti tim.

Komunikasi internal yang lebih baik dapat memiliki dampak positif yang signifikan pada bagaimana tim work from home untuk berkolaborasi dan merasa menjadi bagian dari tim.

Mengurangi Turnover Karyawan

Perusahaan dengan karyawan yang lebih terlibat dan puas menikmati tingkat turnover yang jauh lebih rendah. Untuk menarik dan menjaga generasi milenial dan generasi muda di tempat kerja, pengusaha harus memastikan agar karyawannya mendapat informasi tentang apa yang relevan dengan pekerjaan mereka.

Di sisi lain, terlalu banyak informasi yang tidak relevan sering menyebabkan stress, pelepasan, frustasi dengan itu retensi karyawan lebih rendah.

Meningkatkan Upaya Berbagi Pengetahuan

Salah satu tujuan utama yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan berinvestasi dalam komunikasi internal adalah untuk meningkatkan praktik terbaik berbagi pengetahuan. Di dunia di mana karyawan terus tumbuh dan mempelajari hal-hal baru, pebisnis perlu mengaktifkan berbagi pengetahuan yang mudah di dalam bisnis mereka.

Meningkatkan Kepuasan dan Retensi Pelanggan

Komunikasi yang lebih baik juga berarti kepuasan pelanggan yang lebih baik. Jika ada komunikasi yang buruk dua hal terjadi ketika datang ke layanan pelanggan dan kepuasan.

Pertama, karyawan dalam peran yang menghadapi pelanggan tidak akan memiliki informasi yang mereka butuhkan. Kedua, pelanggan akan merasakan rendahnya semangat kerja karyawan dan memiliki pengalaman negatif terhadap bisnis Anda. Bahkan, satu penelitian menemukan bahwa sikap karyawan memiliki dampak signifikan terhadap kepuasan pelanggan, yang kemudian menghasilkan peningkatan pendapatan.

Membangun Budaya Bisnis yang Lebih Baik

Perusahaan yang berkomunikasi secara transparan dan terbuka memiliki atmosfer kerja yang lebih sehat, motivasi dan kepuasan karyawan. Di sisi lain, organisasi yang mengabaikan hal ini sebagai sarana untuk meningkatkan budaya tempat kerja, menderita karena keterlibatan rendah, tingkat turnover tinggi dan rendahnya tingkat kepuasan karyawan dan pelanggan.

Bagaimana IPOS bisa Meningkatkan Komunikasi Bisnis?

Selain menjaga hubungan baik, Anda juga harus memerhatikan keuangan bisnsi Anda. Dengan keuangan bisnis yang lebih baik, Anda dapat dengan mudah menjalankan dan mengembangkan bisnis Anda.

IPOS merupakan salah satu software toko yang terintegrasi dengan akuntansi dapat membantu Anda mengelola keuangan bisnis dengan mudah. Karena dengan IPOS, Anda dapat dengan mudah melihat kinerja keuangan bisnis kapan dan di mana saja. IPOS juga dilengkapi dengan beberapa fitur yang memudahkan Anda dalam menjalankan bisnis, mulai dari mengelola utang-piutang, transaksi penjualan-pembelian, arus kas, hinga pengelolaan aset dan proses rekonsiliasi yang mudah.

Coba gratis IPOS di sini.